Compte-rendu de la réunion
des accueillantes d’AVF-Pontoise
du 16/06/2023
Etaient présentes : Françoise Beauvallet, Mireille Cordier, Monique Dessein, Nicole Faugère, Anne-Marie Guimard, Chantal Jaquemin, Véronique Landras, Geneviève Lebard, Sylvie Le Morvan, Martine Martin, Catherine Métivier, Messaouda Six.
- *
*
1/ La réunion débute par la remise d’un trousseau de clefs permettant l’accès aux locaux d’AVF-Pontoise à Véronique Landras et de deux à Chantal Jaquemin qui se charge d’en donner un à Michèle Bochet.
2/ Puis il est procédé à un tour de table au cours duquel chacune se présente. En effet, le nombre d’accueillantes a beaucoup augmenté à la dernière rentrée scolaire et toutes ne se connaissent pas.
3/ La majeure partie de la réunion est consacrée à l’établissement du planning des accueils assurés par AVF-Pontoise durant les mois de septembre et d’octobre 2023, y compris, lors du forum des associations qui se tiendra le 9 septembre. Les trois pages suivantes exposent le planning qui a été établi en réunion.
A ce moment-là de la réunion, est évoqué le fait qu’à partir de fin octobre, les accueils du mardi sont supprimés, parce que non indispensables au regard de l’expérience des années antérieures.
4/ En fin de séance sont abordés les points suivants : - la date et l’heure de la prochaine réunion des accueillantes,
- la procédure et le montant des adhésions et des renouvellements d’adhésion.
Concernant le premier de ces deux derniers points, il avait été décidé en séance que cette réunion aurait lieu le jeudi 19 octobre 2023 à 10h30 dans les locaux d’AVF-Pontoise. Cependant, une vérification ultérieure a révélé qu’à ce moment-là se réunira le CA de l’association. Aussi, après consultation des accueillantes, cette prochaine réunion des accueillantes est finalement programmée le jeudi 12 octobre 2023 à 10h30 dans les locaux d’AVF-Pontoise.
Les consignes relatives à la procédure et au montant des adhésions et des renouvellements d’adhésion à venir, figurent, quant à elles, en pages 5, 6, 7 et 8 du présent document.
A ce stade, il a été décidé de demander aux instances d’AVF-Pontoise de préciser, à l’occasion de leur communication sur le renouvellement des adhésions pour l’année scolaire 2023-2024, que les adhérents concernés viennent avec leurs cartes périmées.
Organisation de l’accueil au stand d’AVF-Pontoise au forum des associations du 09/09/2023
qui se tiendra au hall omnisports Philippe Hemet – 1 rue pierre de Coubertin à Pontoise
Tranche horaire Accueillantes Logistique
10 heures – 12 heures • Nicole Faugère,
• Anne-Marie Guimard. Préparation de la documentation
et du matériel utilisés au forum Rangement et rapatriement
du matériel
• Chantal Jacquemin,
• Catherine Métivier,
NB : Cette préparation devrait avoir lieu le 8 septembre, entre 15h et 16h. Cet horaire est susceptible de varier en fonction du créneau durant lequel la Présidente d’AVF-Pontoise pourra faire ce dépôt.
• Chantal Jaquemin,
• Geneviève Lebard.
12 heures – 14 heures • Geneviève Lebard,
• Messaouda Six.
14 heures – 16 heures • Martine Kerjan,
• Sylvie Lemorvan.
16 heures – 18 heures • Nicole Faugère,
• Mireille Cordier
En cas de difficulté pour assurer l’accueil, prévenir :
- Geneviève Lebard au 06.80.12.33.06
ou - Catherine Métivier au 06.11.84.30.79
Calendrier des accueils AVF Pontoise et nom des accueillantes – Période : septembre 2023
Mardis Samedis
Samedi 09/09/2023
Cf. tableau page précédente
Forum des associations
Mardi 12/09/2023
• Nicole Faugère, • Catherine Métivier,
• Geneviève Gallais, • Messaouda Six,
• Françoise Beauvallet.
Samedi 16/09/2023
• Chantal Jaquemin, • Sylvie Le Morvan,
• Catherine Métivier, Martine Kerjan.
• Geneviève Lebard.
Mardi 19/09/2023
• Nicole Faugère, • Messaouda Six.
Samedi 23/09/2023
• Véronique Landras • Geneviève Lebard
Mardi 26/09/2023
• Michèle Bochet, • Véronique Landras.
Samedi 30/09/2023
• Martine Martin, • Martine Couturier.
Légende : le premier samedi du mois, l’accueil se transforme en « Café accueil, chouquettes et papotage » ouvert à tous les adhérents
En cas de difficulté pour assurer l’accueil, prévenir :
Geneviève Lebard au 06.80.12.33.06 ou Catherine Métivier au 06.11.84.30.79
Les accueillantes des « cafés, accueil, chouquettes et papotage » se chargent d’acheter des chouquettes pour environ 7 personnes en période normale.
En partant, elles déposent sur le bureau une fiche de remboursement avec la facture acquittée
Calendrier des accueils AVF Pontoise et nom des accueillantes – Période : octobre 2023
Mardis Samedis
Mardi 03/10/2023
• Chantal Jaquemin,
• Martine Martin. Samedi 07/10/2023
• Martine Kerjan,
• Anne-Marie Guimard
Mardi 10/10/2023
• Messaouda Six,
• Martine Couturier. Samedi 14/10/2023
• Catherine Métivier,
• Geneviève Lebard.
Mardi 17/10/2023
• Françoise Beauvallet,
• Véronique Landras.
Vacances scolaires du 21/10 au 06/11/2023
du 21/10 au 06/11.
Légende : le premier samedi du mois, l’accueil se transforme en « Café accueil, chouquettes et papotage » ouvert à tous les adhérents
En cas de difficulté pour assurer l’accueil, prévenir :
Geneviève Lebard au 06.80.12.33.06 ou Catherine Métivier au 06.11.84.30.79
Les accueillantes des « cafés, accueil, chouquettes et papotage » se chargent d’acheter des chouquettes pour environ 7 personnes en période normale.
En partant, elles déposent sur le bureau une fiche de remboursement avec la facture acquittée.
Consignes relatives à la procédure d’adhésion ou de renouvellement d’adhésion pour l’année scolaire 2023-2024
Porter le badge de l’association
La photo présente un badge.
Bien évidemment,
chacune met le sien !
Etape Procédure
Adhésion Renouvellement d’adhésion
1ière étape Créer une fiche d’adhésion
• Mettre en « gros » l’année de création de la fiche (à partir de septembre 2023, ce sera 2023-2024).
• Ne pas oublier la date de naissance de l’adhérent.
• Lui demander son adresse mail et ses possibilités d’engagement dans le fonctionnement de l’association, ainsi que ses propositions d’animation d’activités.
• Indiquer sur la fiche qu’il s’agit d’un nouvel adhérent (NAA).
• Au verso de la fiche, mettre une croix dans la case de l’année de la première adhésion (2023-2024). Rechercher dans le classeur 2022-2023 la fiche de cet ancien adhérent
• Vérifier sa date de naissance.
• S’assurer que son adresse mail, ses possibilités d’engagement dans le fonctionnement de l’association ou ses propositions d’animation d’activités sont inchangées.
• Au verso de la fiche, mettre une croix dans la case de l’année 2023-2024 et noter l’année de la première adhésion. Le classeur 2022-2023
se trouve sur une étagère
dans la partie basse
de l’alcôve située derrière le bureau d’accueil.
Un paquet
de
fiches vierges
est sur le bureau,
devant l’ordinateur
Consignes relatives à la procédure d’adhésion ou de renouvellement d’adhésion pour l’année scolaire 2023-2024
Etape Procédure
Adhésion Renouvellement d’adhésion
1ière étape
(suite) Le nouvel adhérent doit signer l’adhésion à la charte, au règlement intérieur d’AVF Pontoise et à la CNIL Vérifier :
• les mentions portées l’année précédente par AVF, concernant l’adhésion à la charte, au règlement intérieur d’AVF Pontoise et à la CNIL de l’ancien adhérent,
• la signature de l’intéressé.
Remettre au nouvel adhérent :
• une carte nominative d’adhésion,
• une étiquette voyage,
• un marque-page.
Si l’adhérent n’a pas son ancienne carte nominative d’adhésion, lui remettre :
• une nouvelle carte,
• un marque-page.
Si l’adhérent a son ancienne carte nominative d’adhésion :
• porter au verso de celle-ci la nouvelle période d’adhésion
• Lui remettre un marque-page.
Consignes relatives à la procédure d’adhésion ou de renouvellement d’adhésion pour l’année scolaire 2023-2024
Etape Procédure
Adhésion Renouvellement d’adhésion
2ième étape Remplir l’état récapitulatif
• Mettre la date et le nom de l’accueillante AVF qui remplit l’état.
• Préciser pour chaque adhésion s’il s’agit d’un nouvel adhérent (NA), d’un nouvel arrivant (NAA) ou d’un ancien adhérent (AA),
• Pour les couples, remplir une ligne pour chacun avec ses coordonnées personnelles,
• Souligner le nom de l’adhérent lorsqu’il peut être assimilé à un prénom.
• Mettre le montant du chèque (les espèces ne sont pas acceptées) et non une croix dans la colonne « Règlement »,
• Mettre le nom de l’adhérent au dos du chèque, s’il est différent de celui du signataire du chèque,
• Procéder de la même manière au cas où un couple ferait un seul chèque pour les deux.
Un paquet
d’états récapitulatifs
est sur le bureau,
devant l’ordinateur
Ranger l’état récapitulatif
• Accrocher les chèques et les fiches d’adhésion à l’état récapitulatif du jour,
• Déposer le tout dans le tiroir « Secrétaire » qui se trouve dans l’armoire « Administration » de la salle AVF1.
Montant de l’adhésion pour l’année scolaire 2023-2024
Pour une personne • 30 €
Pour un couple ou deux membres d’une même famille • 30 € pour un conjoint
+
• 25 € pour l’autre ou pour tout autre membre d’une même famille.
En cas de difficulté pour assurer l’accueil, prévenir :
- Geneviève Lebard au 06.80.12.33.06
ou - Catherine Métivier au 06.11.84.30.79
AVF95 PONTOISE 