PROCÈS-VERBAL DU CONSEIL D’ADMINISTRATION AVF-PONTOISE du 17 octobre 2023
Le mardi 17 octobre 2023, le Conseil d’Administration AVF s’est réuni à 9 h 30.
Présents : Josiane Nicoli, Catherine Métivier, Bernadette Chauvet, Maria Farrugia, , Jean Imhoff, Michel Decobert, Geneviève Lebard, Françoise Panthou, Philippe Pomart.
Absents excusés : Brigitte Besnier, Jean-Louis Triquenaux, Annie Rigault.
ORDRE DU JOUR
- Approbation du précédent Procès-verbal
- Budget : Résultat 2022/2023
- Budget prévisionnel 2023/2024
- Point sur les adhésions
- Vote pour l’achat de la photocopieuse/imprimante
- Point sur le pique-nique du 24 septembre 2023
- Point participation au Repas des bénévoles du 22 septembre.2023
- Organisation de l’Assemblée Générale du 23 novembre 2023
- Participation membres du CA soirée nouveaux habitants Mairie à 17h
- Questions diverses : info sur le voyage
- Approbation du précédent Procès-verbal du C.A. du 7 septembre 2023
Approuvé à l’unanimité.
- Budget : Résultat 2022/2023
La parole est à Josiane.
JL a contrôlé et souhaiterait améliorer la présentation. Par contre tout le reste est bien.
Les revenus financiers ont augmenté.
Déficit de 3365,56€.
Voir pièce jointe.
- Budget prévisionnel 2023/2024
Ce budget est supérieur à celui de l’an dernier.
Le budget prévisionnel pour les sorties, spectacles, voyage… a été augmenté.
Ceci explique en partie l’importante différence par rapport à l’an dernier.
- Point sur les adhésions
L’an dernier nous étions 209 dont 55 NA.
Aujourd’hui, nous sommes 216 dont 49 NA. 38 anciens ne sont pas encore réinscrits.
Sur les 55 NA de 2022/2023, 41 sont réinscrits.
Une relance pour les non réinscrits sera faite tout de suite après l’AG.
- Vote pour l’achat de la photocopieuse/imprimante
Adopté à l’unanimité pour l’achat d’une imprimante avec chargeur.
Jean s’en occupe.
Il lui a été conseillé la marque HP et dans cette marque, la « Smart tank 7305 » : elle parait convenir à nos besoins pour un prix correct et avec un chargeur.
- Point sur le pique-nique du 24 septembre 2023
29 participants.
Tout a bien fonctionné. C’est donc à refaire. Il faut penser à réserver très tôt le site.
Il faudra aussi prévoir plus de bois sec.
Il eut cependant trop d’entrées et de desserts.
- Point participation au Repas des bénévoles du 22 septembre.2023
26 bénévoles présents et 6 conjoints soit 32 participants.
Michel a parfaitement animé la tombola.
Michel a trouvé la qualité du repas inférieure à celle des années précédentes.
Maria propose le Moulin d’Orgemont à Sannois pour l’an prochain.
- Organisation de l’Assemblée Générale du 23 novembre 2023
Tout le CA sera présent à partir de 13 h.
Bernadette s’occupe des listes d’émargement réparties sur 4 postes.
Il y aura 2 accueillantes pour les ré-adhésions et 4 pour l’émargement.
Il faut prévoir 3 tables.
Jean pointera au laser les feuilles du budget en cas d’absence de Jean-Louis.
Il faut apporter un ordinateur et un projecteur puisque cette AG se passe au Caméléon.
Il faut prévoir quelqu’un à l’entrée pour regarder les sacs, Gilles Mollat et Xavier Peyroni peut-être. Bernadette s’occupe de les contacter.
Prévoir l’indispensable pour le ménage.
Maria prépare la convocation et les tableaux à envoyer aux adhérents.
Bernadette les adresse par mail le 6 novembre et Geneviève s’occupe d’envoyer les convocations et les tableaux aux adhérents ne possédant pas d’adresse mail.
Maria envoie les convocations aux officiels.
Les courses pour le beaujolais qui suivra seront faites par Brigitte et Maria.
- Participation membres du CA soirée nouveaux habitants Mairie à 17h
C’est le samedi 11 novembre à 17 h.
Il y aura 2 accueillantes, M et Mme Fritsch, Françoise, Maria, Josiane et Geneviève pour représenter AVF.
- Modification du contrat d’assurance
Suite à un courrier de notre assureur demandant l’effectif de notre association, il s’avère que nous pouvons bénéficier d’une baisse de la cotisation puisque nous sommes moins nombreux que lorsque le contrat a été signé.
Un nouveau contrat nous a été envoyé et le tarif va baisser : 223,83 € au lieu de 581,35 €.
On accepte donc puisque les conditions restent les mêmes.
Maria fait les papiers.
- Questions diverses :
1. Info sur le voyage
43 inscrits donc très vif succès. Tous les inscrits sont des adhérents de Pontoise.
Une première réunion d’information sera faite le 1/12 à la MDA, salle Papaye.
2. Listes des participants aux animations reçues.
Tarot, scrabble, italien, broderie-patch, mah-jong, Rummikub, promenade de Véronique.
Il en manque donc encore beaucoup.
C’est le seul moyen dont nous disposons pour vérifier que les participants ont bien payé leur cotisation, ce qui est important pour qu’ils soient assurés.
Annie va renvoyer un mail en parlant de l’assurance.
3. A quelle date les non réinscrits seront-ils radiés ?
Tout de suite après l’AG. Un mail leur sera envoyé pour les prévenir.
4. Le remplacement du kakémono (roll-up).
L’actuel n’est plus à jour et en plus est cassé. Il faut donc le remplacer.
Il faut envoyer un fichier pdf avec ce qu’on veut mettre dessus. Philippe s’occupe de faire un montage photo.
5. Le ménage des locaux
Actuellement avec « ménage 95 » nous réglons 50 € pour 1 passage mensuel.
Or il faudrait 2 passages mensuels vu l’occupation importante des 2 salles.
Un nouveau devis a été demandé par Maria à l’entreprise « Clean Boost ». Elle attend la réponse.
6.Thé dansant par Gérard
Gérard, notre animateur de la « Danse en ligne » a proposé à Maria d’organiser des thés dansants » une fois par mois.
Maria a demandé à la MdA pour avoir une salle. Celle-ci a répondu favorablement en proposant une salle aux Cordeliers ou aux Louvrais.
Il faudra choisir des dates.
7.Permanences
Catherine demande de penser à bien indiquer sur le programme, les dates des permanences qui varient en fonction des trimestres :
De septembre à octobre, tous les mardis et samedis matin de 10 h à 12 h ;
De novembre à décembre, tous les samedis matin de 10 h à 12 h ;
De janvier à juillet, les premier et troisième samedi du mois de 10 h à 12 h.
8.Tableau Villeda : Il est arrivé et sera posé ce vendredi.
Prochain C.A. Jeudi 30 novembre 2023, 9 h 30.
La séance est levée à 12 h.
Pontoise le 17 octobre 2023
Signature de la Présidente
Maria Farrugia
AVF95 PONTOISE 